Trucos para la Autosuma en Excel

En esta ocasión te daré dos consejos para aplicar la Autosuma fácil y rápidamente en tus hojas de Excel. El primero de los trucos es el siguiente. 

Obtener la suma de una columna

Selecciona la celda justo debajo de la columna que deseas sumar:

Oprime la combinación de teclas ALT + = y Excel seleccionará y sumará correctamente los valores numércios de la columna:

Sumar todas las columnas y filas

Antes de mostrarte el siguiente truco debo resaltar un comportamiento extraño de Excel. Tomaré la misma tabla de datos de ejemplo y comenzaré a sumar las filas hasta llegar a la tercera fila en donde Excel realmente no sabrá qué hacer:

Observa cómo despues de haber sumado dos filas y llegar a la tercera fila Excel intenta sumar la columna en lugar de la fila. El segundo truco que te mostraré ayuda a resolver la confusión de Excel y a sumar rápidamente tanto filas como columnas. Para aplicar el truco debes seleccionar todas las celdas de valores numércios e incluir una fila y una columna adicionales donde se colocará los resultados:

Después de seleccionar las celdas oprime el botón de suma ó el atajo de teclado que acabamos de revisar ALT + = y Excel sumará automáticamente tanto columnas como filas y colocará los resultados en las celdas vacías:

Ambos métodos te ayudarán a realizar las sumas de tus datos adecuada y rápidamente. Aprende otros métodos abreviados de teclado en el artículo

La función EXTRAE en Excel

La función EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Lo único que debemos proporcionar es el número de caracteres que deseamos extraer y su punto de inicio dentro de la cadena de texto.

Sintaxis de la función EXTRAE

La función EXTRAE tiene 3 argumentos:

• Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer los caracteres.
• Posición_inicial (obligatorio): El número de la posición que ocupa el primer carácter que deseamos extraer. El primer carácter del Texto tiene siempre la posición número 1.
• Núm_de_caracteres (obligatorio): El número de caracteres que se van a extraer del Texto a partir de la posición inicial.

Ejemplo de la función EXTRAE

Para probar la función EXTRAE en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo pero ilustrativo en el cual extraeré la palabra “Archivo 5” del contenido de la celda A1.

1. En la celda B1 comenzamos introduciendo la fórmula:
   =EXTRAE(
2. Ya que el primer argumento de la función es la cadena de texto, haré clic sobre la celda A1 para obtener la referencia de celda:
   =EXTRAE(A1,
3. El segundo argumento de la función es la posición inicial de la palabra “Archivo 5” dentro de la cadena de texto de la celda A1. Esta posición es la número 4.
   =EXTRAE(A1,4
4. El último argumento es el número de caracteres que deseo extraer que son 9. Es importante considerar el espacio en blanco como un carácter y de esta manera tengo la fórmula final:
   =EXTRAE(A1,4,9)

De esta manera la función EXTRAE nos da el resultado esperado:

La función EXTRAE y las fechas

Algunos usuarios de Excel intentan utilizar la función EXTRAE con datos de tipo fecha con la intención de obtener información del día, del mes o del año. Sin embargo estos intentos siempre resultarán en un error ya que las fechas en Excel son un número el cual tiene formato de celda especial para mostrarse como texto. La solución para extraer las partes de una fecha es utilizar las funciones DIA, MES y AÑO.

MANEJO DE TABLA

Las tablas en Word se pueden utilizar para realizar algunas de las tareas para las que sería necesario una hoja de cálculo. Puede ordenar los elementos de una tabla en orden alfabético, numérico o por fecha. Asimismo, puedetotalizar una fila o columna de números, y realizar cálculos como la obtención de promedios, determinación demáximos y mínimos, obtener resultados que dependen de condiciones, etc. El objetivo de este trabajo es dar a conocer algunas de las posibilidades que ofrece el procesador de textos Wordpara dar solución a problemas sencillos que requieren de la utilización de las tablas a partir del manejo de las funciones predeterminadas por el sistemas así como de otras definidas por el usuario.   Desarrollo. Cuando insertamos una tabla en Word esta se muestra en forma de cuadrículas, en las que están bien definidas las filas y columnas. Si necesitamos realizar cálculos con los datos contenidos en una tabla, debemos tener presente que no se deben utilizar en las fórmulas  los números con los que queremos operar sino hacer  referencia a las celdas de la tabla que los contienen. Para referirnos a las columnas en una tabla  utilizamos las letras del alfabeto y para las filas números enteros como se muestra en el siguiente un ejemplo. A B C 1 =4+4 2 3 4 ¿Qué es una celda? Una celda es un espacio rectangular de una tabla capaz de contener un texto, un gráfico o un valor al que nos podemos referir por la intercepción de la columna y la fila que lo contiene. La tabla anterior está compuesta por 12 celdas, que no es más que el producto de las 4 filas y 3 columnas. ¿Qué referencias de celdas podemos realizar en la tabla anterior? En la tabla anterior quedan definidas las referencias de celdas siguientes: A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3, C4. Las referencias de celdas en las tablas de Word siempre son absolutas.  La tabla que se muestra a continuación presenta una estructura más compleja que la anterior, por lo que la referencia de celdas son las siguientes: A1 B1 C1 D1 E1 F1 A2 B2 C2 A3 B3 C3 Los valores numéricos que aparecen en una tabla pueden ser datos que el usuario haya entrado directamente desde el teclado o el resultado obtenido al utilizar una función. Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos. Para hacer referencia a las celdas en las fórmulas, se usa una coma para separar las referencias a celdas individuales y dos puntos para separar la primera y la última celda de un rango, tal como se muestra a continuación. ¿Qué se entiende por rango? U n rango son dos o más celdas de una tabla. Estas celdas pueden ser consecutivas o no. Ejemplo de fórmulas que hacen referencia a celdas de una misma tabla. =promedio(b:b), permite el cálculo del promedio de todos los valores de la columna B. Este es un ejemplo de rango de columna. El resultado es: 16,3 =promedio(b1:b2). Este es un ejemplo de subrango de columna. El resultado es: 21,5   34 12 25 22 31 45 32 6 9 2 34 7 65 2 9 64 36 21 =Máximo(a1:b2). Ejemplo de rango de parte de una tabla. El máximo es: 65   2 12 10 7 9 11 5 4 33 =Suma(1:1,a3,c3). Este es un ejemplo de rango de filas y celdas individuales. El resultado es: 60 En los ejemplos anteriores podemos observar que delante de cada una de las funciones aparece el signo = el cual significa que se va a introducir un campo fórmula. Para realizar cálculos en una tabla utilizando las funciones suministradas por el sistema debemos tener presente el siguiente procedimiento: Procedimiento #1. 1.     Haga clic en la celda donde desea el resultado de la fórmula. 2.     Haga clic en el menú Tabla y luego en Fórmula... 3.     Si la fórmula que ofrece el sistema no es la deseada bórrela. Muy importante no puedes borrar el signo= 4.     Seleccione la función deseada en el cuadro Pegar Función y haga clic sobre ella. Introduzca el rango deseado como argumento de la función, tal como se indicó en los ejemplos anteriores. 5.     Establezca un formato para el valor resultante a través del cuadro Formato de Número si así lo desea. 6.     Haga clic en el botón Aceptar. Usted también podrá insertar un campo fórmula a través del comando Campo... del menú insertar,  con la diferencia que por esta vía no tenemos a nuestro alcance las funciones definidas por el sistema, por lo que debemos escribirlas directamente si somos capaces de recordar su nombre o construirla nosotros mismos. Algo que no podemos perder de vista en la aplicación del procedimiento #1 es que  Word inserta el resultado del cálculo en forma de campo en la celda que haya seleccionado. Si cambia el valor de las celdas a las que se hace referencia en la fórmula aplicada, puede actualizarlo seleccionando la celda y presionando la tecla F9 o haciendo clic derecho y ejecutando la orden Actualizar campos del menú contextual. Veamos un ejemplo. En esta tabla se desea calcular el promedio de cada uno de los estudiantes en las asignaturas de Contabilidad e Informática. Los datos de las tres primeras columnas han sido entrados directamente desde el teclado, mientras que los valores de la columna promedio son el resultado de aplicar la función promedio. Nombres y apellidos Nota Contabilidad Nota  Informática Promedio Rodolfo Velázquez 5 4 4.5 Juan L. Fariñas 4 4 4 José Larramendi L 5 5 5 Lesbia López 3 3 3 Sergio Martínez 4 3 3.5 Por ejemplo, para el primer estudiante el código del campo es {=Promedio(b2:c2)}. Para que usted pueda ver los códigos de los campos de la función aplicada pulse simultáneamente las teclas Alt + F9 y podrá observar que en lugar del valor obtenido por la función aparecerá el código del campo,. Para volver al valor de la función pulse nuevamente la combinación de teclas Alt + F9. Si la función que usted desea aplicar no se encuentra en el listado, usted podrá escribirla directamente borrando la función suministrada por el sistema pero siempre dejando el signo =, escriba la fórmula deseada por usted haciendo uso de las referencias de celdas necesarias y los operadores aritméticos o de relación necesarios. En un campo = (Fórmula) puede utilizar cualquier combinación de valores con los siguientes operadores matemáticos y relacionales. FUNCIONES DE EXCEL DEFINICION   Las funciones de Excel son una de las herramientas más poderosas dentro de esta hoja de cálculo. Estas funciones nos facilitan mucho la realización de cálculos y tratamiento de los datos.  AUTOSUMA   El botón Autosuma en Excel en Excel 2002/2003 tiene una lista que baja y contiene las funciones más comunes. ... Autosuma. Excel estima que se desean sumar los valores en las celdas hacia la izquierda, con referencia de rango B7:M7. ...   PROMEDIO   Es la media aritmética y se calcula sumando un grupo de números y dividiendo a continuación por el recuento de dichos números. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es 5. MEDIANA      Es el número intermedio de un grupo de números; es decir, la mitad de los números son superiores a la mediana y la mitad de los números tienen valores menores que la mediana. Por ejemplo, la mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4.   MODA    Es el número que aparece más frecuentemente en un grupo de números. Por ejemplo, la moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3.   MAXIMO   La función MAX sirve cuando tenemos un conjunto de números y deseamos saber cual es el mayor. Puede tener como argumento una serie de celdas individuales, un rango de celdas o una combinación Vídeo de YouTube de ambas. Esta función ignorará aquellos valores que sean de tipo texto o lógico. Ejemplo de operación: Utilizando la función MAX obtener cual es el numero más grande de los siguientes números: 10, 86, 87,15, 1, 16, 54, 68, 90, 62. Suponiendo que acomodamos todos los numero es la columna A como en aprecia en la siguiente imagen: Aplicaríamos la función de la siguiente forma: =MAX(A1:A10) Y en este caso el número mayor es: 90     MINIMO   La función MIN sirve cuando tenemos un conjunto de números y deseamos saber cual es el menor. Puede tener como argumento una serie de celdas individuales, un rango de celdas o una combinación de ambas. Esta función ignorará aquellos valores que sean de tipo texto o lógico.   Igual que el ejemplo anterios pero en este caso quedaria asi:   =MIN(A1:A10)     CONTAR Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición dada. =CONTAR(A1:A10)     Vídeo de YouTube Vídeo de YouTube